Repositori institusi merupakan sistem penyimpanan dan akses ke karya intelektual yang dihasilkan oleh internal institusi atau hasil kerja sama dengan lembaga lain. Umumnya dalam format digital sehingga mudah diakses. Karya intelektual tersebut dapat berupa publikasi institusi, literatur kelabu, dan berbagai dokumen hasil kekayaan intelektual, seperti paten, hak cipta, merek dagang, dan lainnya. Menurut Kepala Biro Tata Usaha Kementerian Sekretariat Negara RI, Sari Harjanti, perpustakaan Sekretariat Negara saat ini telah memiliki 106 dokumen yang masuk dalam repositori institusi. Jumlah ini masih sangat sedikit mengingat Kementerian Sekretariat Negara sudah ada sejak Indonesia merdeka. Hal ini disampaikannya dalam pembukaan FGD yang membahas tentang pengembangan repositori institusi di Kementerian Sekretariat Negara.
Kegiatan tersebut diselenggarakan pada hari Rabu, 6 September 2017, bertempat di ruang rapat Gedung 3 Lantai 4, Kementerian Sekretariat Negara. Kegiatan ini menghadirkan dua nara sumber, yaitu Farli Elnumeri, yang merupakan Kepala Perpustakaan Hukum Daniel S Lev dan manajer Knowledge Center YSHK yang juga sebagai Presiden Ikatan Sarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi Indonesia (ISIPII) serta Pengurus Pusat Ikatan Pustakawan Indonesia (IPI). Pembicara lainnya yaitu Dwi Fajar Saputra, Kepala Perpustakaan Fakultas Kedokteran UPN Veteran Jakarta dan anggota FPPTI-Jakarta. Kegiatan ini dipandu Hotner Simanullang yang merupakan Kepala Subbagian Layanan Koleksi dan Administrasi Perpustakaan Kementerian Sekretariat Negara.
Dalam paparannya, Farli menyatakan bahwa ada kepentingan yang berbeda dalam pembangunan dan pengembangan repositori institusi. Bagi lembaga riset dan perguruan tinggi, repositori institusi lebih menekankan kepada diseminasi informasi karya ilmiah yang dihasilkan para peneliti dan sivitas akademika institusi tersebut. Harapannya karya ilmiah tersebut dapat banyak dapat dimanfaatkan kembali dalam pengembangan ilmu pengetahuan. Tolok ukurnya adalah seberapa banyak karya ilmiah yang ada dalam repositori institusi tersebut disitir oleh penulis lain. Adapun bagi lembaga non-penelitian terlebih lembaga negara yang berpengaruh langsung terhadap kebijakan negara seperti Kementerian Sekretariat Negara, repositori institusi lebih kepada pendekatan manajemen pengetahuan (knowledge management).
Lebih lanjut Farli menjelaskan bahwa repositori institusi umumnya dikelola oleh perpustakaan karena salah satu tugas utama perpustakaan adalah diseminasi pengetahuan yang dihasilkan oleh lembaga induknya. Repositori institusi lebih menitikberatkan pada manajemen pengetahuan/knowledge management yang tidak hanya berisikan karya ilmiah, tetapi juga hasil laporan, hasil kajian, prosiding, grey literatur dan lain-lain. Dalam mengembangkan repositori perpustakaan harus banyak bekerja sama dengan pihak lain/unit kerja lain misalnya dengan bagian Arsip, yang akan menyediakan konten-konten lokal lembaga, atau dengan Pusdiklat yang memiliki KKP dan paper/makalah widyaiswara, sehingga knowledge management akan menjadi memori organisasi yang berisikan hasil karya yang dihasilkan pegawai di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara.
“Repositori juga bisa juga dijadikan sebagai tolok ukur dalam mengukur dampak program kegiatan dari masing-masing unit kerja,” lanjutnya. Pekerjaan besarnya adalah selain menentukan dokumen apa saja yang termasuk dalam repositori, pengelola juga harus bisa menghimpun bahan-bahan/ dokumen yang tersebar di unit-unit kerja. Pengelola bisa dibagi menjadi kategori, user, penyunting, admin dan super admin. Tahapan dalam pembentukan repositori adalah menentukan tujuan, ruang lingkup, hak akses dan dukungan teknis (IT dan SDM) serta kerjasama semua pihak.
Narasumber kedua, Dwi menitikberatkan pada sistem apa yang akan dipakai dalam pembentukan repositosi institusi. “Banyaknya materi digital yang harus dikelola oleh sebuah instansi, sistem yang ada tidak mendukung penuh pengelolaan format materi digital seperti image, dan biaya pemutakhiran sistem yang mahal, merupakan alasan diperlukannya sistem yang handal”, jelas Dwi. “Aplikasi eprints dapat dijadikan salah satu alternatif alat bantu untuk mendukung pelaksanaan sistem repositori institusi karena tergolong sudah teruji dan mendukung bermacam format materi digital,” pungkasnya.
Dalam sambutannya, Sari Harjanti menyatakan“Koleksi kekhasan Setneg harusnya disediakan oleh Perpustakaan Setneg. Koleksi tentang Presiden dan wakil presiden pertama sampai dengan Presiden saat ini harus dimiliki oleh Perpustakaan, minimal biografinya yang relatif paling mudah dikumpulkan untuk melengkapi koleksi lain yang terhimpun dalam President Corner,” jelas Kepala Biro Tata Usaha yang membawahi bidang perpustakaan di lingkungan Sekretariat Negara.
Berita terkait : https://perpustakaan.setneg.go.id/index.php?p=news&id=1721
